郵件歸檔的核心功能

郵件歸檔的核心功能

一套成熟的郵件歸檔系統(無論是企業級工具還是個人工具)，通常具備以下核心功能：

全自動采集：無需人工干預，通過 SMTP/IMAP 協議、API 接口(如對接企業微信郵箱、騰訊企業郵、Outlook 365 等)，實時或定時抓取所有收發郵件(包括正文、附件、收發時間、郵件頭信息等)。

不可篡改存儲：采用 “寫后只讀”(WORM，Write-Once-Read-Many)技術或區塊鏈存證(部分高級系統)，確保歸檔后的郵件無法被修改或刪除，滿足法律對 “原始證據” 的要求。

多維度索引與檢索：支持以下檢索維度，實現高效定位：

基礎維度：發件人、收件人、抄送 / 密送、主題、發送時間;

內容維度：正文字符串、附件文件名 / 內容(如 PDF、Word 中的文字);

高級維度：郵件大小、郵件類型(普通郵件 / 帶附件郵件)、郵件狀態(已讀 / 未讀)。

權限管理：按角色分配訪問權限(如管理員可查看所有歸檔郵件，普通員工僅可查看自己的歸檔郵件，審計人員僅可查看指定范圍郵件)，防止越權訪問。

長期存儲與生命周期管理：支持按合規要求設置存儲周期(如金融行業需保存 5-10 年)，到期后自動觸發 “歸檔清理” 或 “永久歸檔” 流程，避免無效數據占用存儲資源。

導出與舉證：支持將歸檔郵件按標準格式(如 EML、PDF)導出，并生成包含 “歸檔時間、完整性校驗碼” 的舉證報告，確保導出文件可作為法律證據。

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