“郵件審核”功能詳解

“郵件審核”功能詳解

在企業(yè)日常辦公中，為保證業(yè)務信息準確可靠，某些郵件需要經(jīng)過特定人員批準才能發(fā)出，例如報價單、訂單等等。郵件審核功能為企業(yè)用戶上述需求提供了便捷。

企業(yè)管理員可在企業(yè)服務平臺設(shè)置審核規(guī)則，如果被審核人發(fā)送的郵件命中審核規(guī)則，就會進入審核人的郵箱，經(jīng)過審核人同意后方可發(fā)出。

注意：

1.只有使用HM系統(tǒng)的用戶才可使用郵件審核功能。

2.郵件審核功能不是默認開放的，需要企業(yè)客戶向經(jīng)銷商提出申請，經(jīng)銷商開通完成后，企業(yè)客戶登錄企業(yè)服務平臺才會看到郵件審核功能。

（一）創(chuàng)建審核規(guī)則

1.成功開通郵件審核功能后，企業(yè)管理員登錄企業(yè)服務平臺，選擇左側(cè)導航欄里的“郵件審核”，在審核規(guī)則中點擊“新建審核規(guī)則”，如下圖所示。

    2.填寫審核規(guī)則的具體信息，如下圖所示：

    a.填寫審核規(guī)則名稱

b.添加被審核郵箱，可添加多個;

c.設(shè)置郵件過濾條件，可按照主題所含關(guān)鍵字、郵件發(fā)送時間、附件名稱、附件數(shù)量、附件大小、收件人數(shù)量、收件地址、收件域等維度設(shè)置過濾條件。當添加多個過濾條件后，需選擇過濾條件的關(guān)系，可選“滿足以上任一過濾條件”郵件進入審核狀態(tài)，或選“滿足以上所有條件”郵件進入審核狀態(tài)。如下圖所示;

d.添加審核郵箱，可添加多個。當添加多個審核郵箱時，需選擇多審核人規(guī)則為“一票通過”還是“一票拒絕“，如下圖所示;

    e.設(shè)置“審核等待”規(guī)則，例如填寫“超過48小時，自動發(fā)送”，表明被審核郵件超過48小時，還沒被審核完成，則郵件將自動進入發(fā)送流程。

填寫完成以上信息后，點擊“保存”，即成功創(chuàng)建一條郵件審核規(guī)則。同時，該規(guī)則所設(shè)置的審核郵箱將收到“新審核規(guī)則被創(chuàng)建”的通知信，如下圖所示。

    注意：

1.審核人和被審核人都必須是企業(yè)內(nèi)賬號;

2.郵件審核只針對發(fā)送的郵件，不針對接收;

3.自動轉(zhuǎn)發(fā)的郵件一旦命中審核規(guī)則同樣會進入審核流程;

4.如郵件命中多條審核規(guī)則，則必須所有規(guī)則的審核結(jié)果一致通過才會進入發(fā)送流程;

（二）審核郵件     1.登錄審核郵箱，將收到一封主題為“審核：**”的郵件，如下圖所示。     2.打開郵件，您可以看到附件是待審核的郵件，您可以打開附件進行審核，如下圖所示。     3.如果審核人同意被審核人發(fā)送該郵件，請點擊郵件中“同意發(fā)送”按鈕，如下圖所示。     4.進入確認頁面，點擊“同意發(fā)送”即可，如下圖所示。     5.如果審核人不同意被審核人發(fā)送該郵件，請點擊郵件中“拒絕發(fā)送”按鈕，在確認頁面填寫拒絕原因，并點擊“拒絕發(fā)送”，如下圖所示。     **注意：

當郵件已經(jīng)被企業(yè)管理員審核過、或被其他審核人審核過、或已超過“審核等待”時間，當前審核人點擊“同意發(fā)送”或是“拒絕發(fā)送”均是無效的，顯示頁面如下圖所示。

（三）查看審核結(jié)果

當郵件命中審核規(guī)則后，發(fā)件人可以在 “已發(fā)送”文件夾里看到郵件的發(fā)送狀態(tài)。

1. 如郵件未經(jīng)過審核，同時還未超過企業(yè)服務平臺設(shè)置的“郵件等待”時間，則發(fā)件人已發(fā)送的郵件顯示狀態(tài)是“發(fā)送中”，如下圖所示。

2.如郵件已審核通過，則郵件將進入發(fā)信流程，根據(jù)郵件投遞結(jié)果返回相應的發(fā)送狀態(tài)，如下圖所示。

3.如郵件在審核流程中被拒絕，則發(fā)送狀態(tài)顯示“發(fā)送不成功，詳細原因請查看退信” ，如下圖所示。

退信如下：

(五)企業(yè)管理員可以操作任何一次審核

如審核人不便審核郵件，可由企業(yè)管理員代為操作，企業(yè)管理員有權(quán)限操作任何一個審核流程，并具有一票決定權(quán)。

企業(yè)管理員登錄企業(yè)服務平臺，打開“郵件審核”中“待審核郵件”，可以直接選擇“同意”或“拒絕”，如下圖所示。

也可以點擊“詳情”查看已有的審核意見，再點擊“同意發(fā)送”或“拒絕發(fā)送“，如下圖所示。

注意：

對于被審核郵件而言，一旦企業(yè)管理員給出審核意見，則郵件立刻進入發(fā)送流程或拒絕流程，無論是否有其他審核人給出審核意見。即企業(yè)管理員可以審核任何待審核的郵件，同時具有一票決定權(quán)。

如待審核郵件過多，企業(yè)管理員也可以通過“查詢”來查找待審核記錄，如下圖所示。

只需任意填寫其中一項條件即可查詢，如您需準確查找可填寫多項查詢條件，只能查詢最近7天的待審核郵件。

（六）企業(yè)管理員可以查看每一次審核記錄

企業(yè)管理員登錄企業(yè)服務平臺，打開“郵件審核”中“審核記錄”，可以查看到每一次審核記錄，如下圖所示。

點擊“詳情”，查看被審核郵件命中的所有審核規(guī)則，以及每個規(guī)則對應的審核人的審核意見，如下圖所示。

當審核記錄較多的情況下，可以點擊上方“查詢”來查詢某個特定審核記錄，只需任意填寫其中一項條件即可查詢，如您需準確查找可填寫多項查詢條件。

注意：只能查詢最近30天的審核記錄。

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