“郵件審核”功能詳解

“郵件審核”功能詳解

在企業日常辦公中，為保證業務信息準確可靠，某些郵件需要經過特定人員批準才能發出，例如報價單、訂單等等。郵件審核功能為企業用戶上述需求提供了便捷。

企業管理員可在企業服務平臺設置審核規則，如果被審核人發送的郵件命中審核規則，就會進入審核人的郵箱，經過審核人同意后方可發出。

注意：

1.只有使用HM系統的用戶才可使用郵件審核功能。

2.郵件審核功能不是默認開放的，需要企業客戶向經銷商提出申請，經銷商開通完成后，企業客戶登錄企業服務平臺才會看到郵件審核功能。

（一）創建審核規則

1.成功開通郵件審核功能后，企業管理員登錄企業服務平臺，選擇左側導航欄里的“郵件審核”，在審核規則中點擊“新建審核規則”，如下圖所示。

    2.填寫審核規則的具體信息，如下圖所示：

    a.填寫審核規則名稱

b.添加被審核郵箱，可添加多個;

c.設置郵件過濾條件，可按照主題所含關鍵字、郵件發送時間、附件名稱、附件數量、附件大小、收件人數量、收件地址、收件域等維度設置過濾條件。當添加多個過濾條件后，需選擇過濾條件的關系，可選“滿足以上任一過濾條件”郵件進入審核狀態，或選“滿足以上所有條件”郵件進入審核狀態。如下圖所示;

d.添加審核郵箱，可添加多個。當添加多個審核郵箱時，需選擇多審核人規則為“一票通過”還是“一票拒絕“，如下圖所示;

    e.設置“審核等待”規則，例如填寫“超過48小時，自動發送”，表明被審核郵件超過48小時，還沒被審核完成，則郵件將自動進入發送流程。

填寫完成以上信息后，點擊“保存”，即成功創建一條郵件審核規則。同時，該規則所設置的審核郵箱將收到“新審核規則被創建”的通知信，如下圖所示。

    注意：

1.審核人和被審核人都必須是企業內賬號;

2.郵件審核只針對發送的郵件，不針對接收;

3.自動轉發的郵件一旦命中審核規則同樣會進入審核流程;

4.如郵件命中多條審核規則，則必須所有規則的審核結果一致通過才會進入發送流程;

（二）審核郵件     1.登錄審核郵箱，將收到一封主題為“審核：**”的郵件，如下圖所示。     2.打開郵件，您可以看到附件是待審核的郵件，您可以打開附件進行審核，如下圖所示。     3.如果審核人同意被審核人發送該郵件，請點擊郵件中“同意發送”按鈕，如下圖所示。     4.進入確認頁面，點擊“同意發送”即可，如下圖所示。     5.如果審核人不同意被審核人發送該郵件，請點擊郵件中“拒絕發送”按鈕，在確認頁面填寫拒絕原因，并點擊“拒絕發送”，如下圖所示。     **注意：

當郵件已經被企業管理員審核過、或被其他審核人審核過、或已超過“審核等待”時間，當前審核人點擊“同意發送”或是“拒絕發送”均是無效的，顯示頁面如下圖所示。

（三）查看審核結果

當郵件命中審核規則后，發件人可以在 “已發送”文件夾里看到郵件的發送狀態。

1. 如郵件未經過審核，同時還未超過企業服務平臺設置的“郵件等待”時間，則發件人已發送的郵件顯示狀態是“發送中”，如下圖所示。

2.如郵件已審核通過，則郵件將進入發信流程，根據郵件投遞結果返回相應的發送狀態，如下圖所示。

3.如郵件在審核流程中被拒絕，則發送狀態顯示“發送不成功，詳細原因請查看退信” ，如下圖所示。

退信如下：

(五)企業管理員可以操作任何一次審核

如審核人不便審核郵件，可由企業管理員代為操作，企業管理員有權限操作任何一個審核流程，并具有一票決定權。

企業管理員登錄企業服務平臺，打開“郵件審核”中“待審核郵件”，可以直接選擇“同意”或“拒絕”，如下圖所示。

也可以點擊“詳情”查看已有的審核意見，再點擊“同意發送”或“拒絕發送“，如下圖所示。

注意：

對于被審核郵件而言，一旦企業管理員給出審核意見，則郵件立刻進入發送流程或拒絕流程，無論是否有其他審核人給出審核意見。即企業管理員可以審核任何待審核的郵件，同時具有一票決定權。

如待審核郵件過多，企業管理員也可以通過“查詢”來查找待審核記錄，如下圖所示。

只需任意填寫其中一項條件即可查詢，如您需準確查找可填寫多項查詢條件，只能查詢最近7天的待審核郵件。

（六）企業管理員可以查看每一次審核記錄

企業管理員登錄企業服務平臺，打開“郵件審核”中“審核記錄”，可以查看到每一次審核記錄，如下圖所示。

點擊“詳情”，查看被審核郵件命中的所有審核規則，以及每個規則對應的審核人的審核意見，如下圖所示。

當審核記錄較多的情況下，可以點擊上方“查詢”來查詢某個特定審核記錄，只需任意填寫其中一項條件即可查詢，如您需準確查找可填寫多項查詢條件。

注意：只能查詢最近30天的審核記錄。

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